Dịch vụ văn phòng ảo tuy còn khá mới trên thị trường cho thuê văn phòng tại Việt Nam, nhưng lại nhận được nhiều sự quan tâm do sự khác biệt bởi chính tên gọi của nó - văn phòng ảo. Chữ “ảo” có thể gây cho người nghe cảm giác vô định, không có thật. Và điều này thực chất theo góc nhìn của một doanh nghiệp có thể sẽ tương đương với rủi ro.
Vậy thực hư mức độ rủi ro cũng như tính pháp lý của hình thức cho thuê văn phòng ảo tại Việt Nam so với hình thức cho thuê văn phòng truyền thống hiện nay như thế nào? Hãy cùng Office168 tìm hiểu qua bài phân tích dưới đây bạn nhé.
Văn phòng ảo là gì?
Về cơ bản, Văn phòng ảo (Virtual Office) khác với cho thuê văn phòng truyền thống ở chỗ thay vì cho doanh nghiệp thuê trên một diện tích thực thì văn phòng ảo chỉ cung cấp cho người thuê 1 “địa chỉ” đặt văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh cùng với những tiện ích đi kèm theo gói dịch vụ như: dịch vụ lễ tân, nhận và chuyển phát bưu phẩm, hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế, bảng tên và logo được đặt bên trong tòa nhà, kèm những tiện ích văn phòng khác…
Cũng bởi vì là dịch vụ cho thuê “địa chỉ” nên thông thường, văn phòng ảo sẽ được cung cấp tại các tòa nhà sở hữu vị trí đặc địa tại các quận trung tâm, gần với hệ thống ngân hàng, các khu tổ hợp văn phòng của các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước cũng như các trung tâm mua sắm sầm uất như Bitexco hay Takashimaya tại quận 1, Vivo city tại Quận 7, …
Nhưng điều khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm là mặc dù sở hữu rất nhiều tiện ích nhưng mức giá thuê văn phòng ảo lại rất phải chăng. Theo đánh giá chung của Office168 trên thị trường, thi mức giá này giao động từ 300.000 - 4.000.000 đồng/tháng tùy vào gói dịch vụ đi kèm. Như vậy, với hình thức thuê văn phòng ảo nhìn chung có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn đến 90% so với hình thức thuê văn phòng truyền thống.
Cũng chính vì việc sở hữu rất nhiều điểm ưu việt này mà dịch vụ văn phòng ảo mang đến không ít nghi ngại về tính chân thật cũng như sự đảm bảo về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: So sánh Ưu nhược điểm của các hình thức thuê văn phòng hiện nay
Dịch vụ “ảo” có mang lại rủi ro cho doanh nghiệp?
Đối với dịch vụ văn phòng ảo dưới góc độ pháp lý, một bên nhà cung cấp dịch vụ với việc sở hữu 1 địa điểm văn phòng sẽ có thể cho nhiều doanh nghiệp khác cùng lúc thuê dưới dạng “địa chỉ” để đặt văn phòng đại diện.
Theo Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM thì doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi thực hiện khai báo địa chỉ trụ sở trong quá trình đăng ký kinh doanh, và Sở cũng không có lý do để từ chối việc cấp phép đối với các doanh nghiệp đăng ký trụ sở kinh doanh thông qua văn phòng ảo do Luật doanh nghiệp 2014 cũng không quy định việc một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở doanh nghiệp.
Như vậy, so với văn phòng truyền thống thì dịch vụ văn phòng ảo cũng đáp ứng đầy đủ tính pháp lý vốn có của một hình thức cho thuê văn phòng. Hoàn toàn có thể đảm bảo được sự minh bạch cho doanh nghiệp sử dụng dịch vụ. Nhưng tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng phải đảm bảo chấp hành đúng các quy định pháp luật trong quá trình hoạt động, kinh doanh bởi lẽ mặc dù không kiểm soát về mô hình nhưng Sở kế hoạch và đầu tư TP.HCM vẫn sẽ kiểm soát chặt chẽ về ngành nghề hoạt động cũng như quản lý con người của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Dự báo giá thuê văn phòng 2020 tiếp tục tăng mạnh, Lối đi nào cho Startup Việt?
Văn phòng ảo - Ưu việt nhưng cũng sẽ có sự hạn chế
Mặc dù biểu hiện là một hình thức thuê văn phòng ưu việt trong thời buổi khan hiếm nguồn cung văn phòng như hiện nay, nhưng hình thức văn phòng ảo cũng sẽ có những hạn chế nhất định bởi việc sử dụng chung một “địa chỉ” nên doanh nghiệp sẽ phải lên kế hoạch trước cho các tiện ích đi kèm như sử dụng văn phòng, phòng họp hay tiếp khách, ký hợp đồng… mà chưa thể tự chủ được về mặt không gian hay thời gian.
Chính vì vậy, dịch vụ văn phòng ảo sẽ phù hợp hơn với những doanh nghiệp nhỏ, hay các Startup đang muốn tiết kiệm chi phí để tối ưu hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng vẫn muốn tạo lập một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt các đối tác. Trong khi đối với các doanh nghiệp vừa và lớn thì hình thức cho thuê văn phòng truyền thống lại trở thành lựa chọn tối ưu hơn với những nét đặc trưng vốn có.
Bạn đang có những băn khoăn liệu rằng hình thức thuê văn phòng ảo có thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không và cần có những thông tin chi tiết hơn về dịch vụ, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến Office168 để được những chuyên viên với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi giải đáp các thắc mắc một cách đầy đủ và nhanh chóng nhất. Office168 luôn sẵn sẵn đồng hành cùng cộng đồng khởi nghiệp trên hành trình chinh phục những mục tiêu phía trước.
Thuê văn phòng ảo quận 1
Office168 tự hào là đơn vị uy tín hàng đầu ở TPHCM khi: Sở hữu 2 tòa nhà cao cấp ngay tại trung tâm thành phố Quận 1 và Quận 5 (địa chỉ quận 1 gần khu vực Thảo Cầm Viên, nhà thờ Đức Bà) với gói văn phòng ảo giá rẻ. Bạn có thể sử dụng cả văn phòng ảo quận 1 và văn phòng ảo quận 5 tại Office168.
Hãy xây dựng một hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp trong mắt đối tác của bạn thông qua hình ảnh văn phòng hiện đại của Building Office168 các bạn nhé.
Theo Office168