Đối với nhiều người, văn phòng ảo vẫn còn khá xa lạ, nhưng với các công ty doanh nghiệp thì đây là khái niệm đã quá quen thuộc, đặc biệt là đối với những cá nhân, đơn vị đang chuẩn bị khởi nghiệp. Tuy tên gọi là “văn phòng ảo” thế nhưng lợi ích mà loại hình này mang đến là những giá trị hoàn toàn thiết thực cho công ty, doanh nghiệp. Trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những thủ tục gì để thành lập doanh nghiệp? Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, nhà cung cấp dịch vụ sẽ hoàn thành hồ sơ doanh nghiệp nhanh chóng hơn. Cùng đơn vị Office168 tìm hiểu những thủ tục cần thiết khi thuê văn phòng ảo qua bài viết dưới đây nhé.
Xu thế lựa chọn mô hình virtual tại Việt Nam
Theo ông Alex Crane - Giám đốc điều hành của Cushman & WakefieldVietnam nhận định rằng: "Trong vài năm trở lại đây nền kinh tế Việt Nam bước vào giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ và điều này được phản ánh trong hiệu suất cho thuê văn phòng”. Ông Crane cũng dự báo, các công ty đa quốc gia đang tìm đến Việt Nam nhiều hơn, khiến nhu cầu về văn phòng ngày càng tăng cao, dẫn đến nguồn cung văn phòng ngày càng trở nên khan hiếm hơn bao giờ hết. Nhiều đơn vị doanh nghiệp bắt đầu khởi sự kinh doanh với nguồn vốn ban đầu ít ỏi đã gặp không ít khó khăn trong việc tìm văn phòng có vị trí đẹp. Chuyển hướng sang mô hình văn phòng ảo đang là điều mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hơn thế nữa khi sử dụng dịch vụ này, các đơn vị văn phòng ảo sẽ hỗ trợ bạn toàn bộ thủ tục để thành lập doanh nghiệp nhanh chóng và hiệu quả.
>> Xem thêm: Xu hướng lựa chọn văn phòng ảo của doanh nghiệp
Những thủ tục thành lập công ty cơ bản
Trước khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp phải là tổ chức hợp pháp theo quy định của pháp luật. Các thủ tục hành chính để thành lập công ty khá phức tạp và cần có sự tìm hiểu kỹ càng. Dưới đây là một số thủ tục cần thiết để thành lập công ty mà các chủ doanh nghiệp cần biết:
Hoàn thiện thông tin doanh nghiệp
Trước khi tiến hành các thủ tục pháp lý, bạn cần hoạch định cho mình một chiến lược cụ thể và lựa chọn loại hình doanh nghiệp để bắt đầu khởi sự kinh doanh. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng loại hình kinh doanh của mình là hoàn toàn hợp pháp. Đồng thời việc đặt tên doanh nghiệp cũng sẽ vô cùng quan trọng vì cái tên sẽ gắn liền với hoạt động kinh doanh cũng như là thương hiệu riêng của chính doanh nghiệp đó. Bạn có thể cân nhắc để lựa chọn tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, tránh trùng lặp với công ty khác. Có thể truy cập vào “Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia” để tra cứu, tránh lựa chọn tên doanh nghiệp trùng lặp. Cuối cùng là hoàn tất một số thông tin riêng tư của doanh nghiệp như: số điện thoại, số Fax, Email…
Chuẩn bị giấy tờ thành lập doanh nghiệp
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị giấy tờ thành lập doanh nghiệp, bạn có thể nhờ đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tư vấn. Đầu tiên cần chuẩn bị bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các thành viên trong ban quản trị doanh nghiệp (thành viên, cổ đông). Số lượng thành viên sẽ quy định loại hình doanh nghiệp tương ứng (nhỏ, vừa, lớn) theo quy định của pháp luật hiện hành.
Sau đó chủ doanh nghiệp cần tiến hành xác thực một số thông tin như: mã số thuế cá nhân của chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu vốn, số vốn được ủy quyền, vốn góp hay cơ cấu doanh nghiệp,... với cơ quan có thẩm quyền để hoàn thành những thủ tục cơ bản thành lập doanh nghiệp.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình đăng ký thành lập công ty cổ phần
Nộp hồ sơ cho đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo
Tiến hành soạn thảo hồ sơ công ty, chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, sau đó nộp hồ sơ đến công ty Office168. Chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các thủ tục pháp lý và tư vấn một số dịch vụ cần thiết. Ngoài ra doanh nghiệp cần tiến hành làm con dấu pháp nhân bằng cách mang bản sao giấy chứng nhận doanh nghiệp đến cơ sở chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu cho doanh nghiệp.
Giải quyết các thủ tục còn lại
Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, đơn vị Office168 sẽ hỗ trợ các khâu còn lại như: thủ tục xin giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số thuế, đăng ký tài khoản, hóa đơn thuế GTGT… . Nếu bạn là khách hàng thuê văn phòng ảo để khởi nghiệp tại Office168 sẽ chúng tôi hỗ trợ về việc đăng ký kinh doanh, các thủ tục pháp lý khác để doanh nghiệp được phép hoạt động hợp pháp. Mọi thủ tục sẽ được đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian và doanh nghiệp chỉ phải trả lệ phí nhà nước theo quy định.
Trên đây là một số thủ tục cơ bản mà Office168 đã tổng hợp để bạn tiến hành thành lập và hoạt động kinh doanh trước khi thuê văn phòng ảo. Mô hình văn phòng ảo đã trở thành xu hướng văn phòng hàng đầu hiện nay, nhiều người thắc mắc rằng khách hàng nhận được những lợi ích gì từ văn phòng ảo? Ngoài việc được hỗ trợ các thủ tục hành chính thì mô hình văn phòng ảo Office168 còn là giải pháp tiết kiệm ngân sách thuê mặt bằng lên đến 70%, doanh nghiệp được sở hữu vị trí kinh doanh ngay tại Quận 1 vô cùng đắc địa và rất nhiều những tiện ích văn phòng khác.
Nếu bạn có thắc mắc về thủ tục giấy tờ hành chính hay cần tư vấn về dịch vụ văn phòng ảo Office168, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp tận tình nhé.
>> Xem thêm: Văn phòng ảo đồng hành cùng sự thành công của doanh nghiệp