Hiện nay với những khó khăn nảy sinh trong cuộc chiến mang tên "thị trường bất động sản”, thì dịch vụ văn phòng ảo xuất hiện như một giải pháp tối ưu cho bài toán mặt bằng, địa chỉ kinh doanh đối với các doanh nghiệp startup, doanh nghiệp muốn đặt địa chỉ kinh doanh ở thành phố lớn, quận trung tâm thành phố hay doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Nhưng không phải bất cứ ai cũng nắm rõ khái niệm này cũng như lựa chọn nó thay vì thuê văn phòng truyền thống. Sau đây là 7 tiện ích vượt trội của văn phòng ảo mà bạn nên biết trong thời kỳ nền kinh tế thay đổi và phát triển hiện nay mà Office168 tổng hợp.
Trở thành một doanh nghiệp hợp pháp
Theo luật Doanh nghiệp Việt Nam 2014, thì một doanh nghiệp đúng nghĩa phải có địa chỉ cư trú rõ ràng. Văn phòng ảo hoàn toàn đáp ứng được điều kiện này. Vì các văn phòng ảo cũng được coi là một trụ sở có giao dịch ổn định, có tài sản đã được đăng ký hoạt động kinh doanh. Văn phòng ảo có người đại diện pháp luật thì hoàn toàn phù hợp với quy định trong luật pháp Việt Nam.
=>> Văn phòng ảo có thực sự ảo?
Tiết kiệm chi phí một cách tối ưu nhất
Nhắc đến văn phòng ảo không ít người sẽ nghĩ nó “không thật”, mang theo sự nghi hoặc và do dự. Tuy nhiên, đây là một mô hình cung cấp văn phòng xuất hiện tại nước ngoài từ lâu. Nó cung cấp tất cả những tiện nghi mà văn phòng truyền thống cần phải có cho một doanh nghiệp nhóm SMEs như địa chỉ đặt văn phòng đại diện tạo sự uy tín và chuyên nghiệp, số điện thoại liên lạc, số fax, bộ phận tiếp tân gửi và nhận bưu phẩm cũng như thư ký chuyên nghiệp.
Thậm chí bạn còn được sử dụng điện thoại bàn, máy tính, máy photo hiện đại, máy in trong văn phòng cùng các thiết bị khác. Từ đó, bạn không phải tốn một khoảng tiền quá lớn về việc thuê mặt bằng văn phòng, tiền cọc, tiền wifi, tiền an ninh trật tự cũng như tiền trang trí nội thất.
Vị trí địa lý thuận lợi
Thông thường các dịch vụ cung cấp văn phòng ảo luôn có các danh sách văn phòng tại trung tâm thương mại sang trọng hay những nơi ở gần trụ sở các công ty lớn. Từ vị trí địa lý này, bạn có thể thuận lợi trong việc đi lại tới các địa điểm khác trong nội thành và thực hiện các giao dịch trong ngày.
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mặt đối tác
Việc xây dựng một hình ảnh hoàn hảo và chuyên nghiệp trong mắt đối tác ngay từ lúc đầu là một vấn đề hết sức quan trọng. Do đó, để ghi điểm trong mắt khách hàng của bạn thì điều đầu tiên cần làm đó là cho họ thấy được trong các ấn phẩm truyền thông, và thông tin công ty xuất hiện địa điểm đáng tin cậy. Nếu địa chỉ của văn phòng bạn ở quá xa hoặc không đáng tin cậy thì sẽ phần nào làm giảm uy tín của bạn.
Hiện nay các trung tâm tại quận 1, quận 3 hay tại quận Bình Thạnh đều có các tòa nhà với địa chỉ đẹp dành cho người cho thuê văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt đối tác của mình. Một số cái tên đáng chú ý nhất phải kể đến là như Replus, GoOffice hay Office168.
Bạn có thể tham khảo video giới thiệu chi tiết dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của Office168 và những lợi ích mà dịch vụ này có thể mang lại cho doanh nghiệp tại đây.
Thời gian linh hoạt
Vì mô hình văn phòng ảo này không yêu cầu bạn phải có mặt tại văn phòng mỗi ngày mà cho phép bạn có thể làm việc tại một nơi khác với thời gian linh hoạt hơn. Việc này rất thuận lợi cho các doanh nghiệp startup doanh nghiệp SME, hay các doanh nghiệp từ tỉnh thành khác muốn đặt vị trí kinh doanh ở khu vực trung tâm.
Thuận tiện mở rộng thị trường kinh doanh của một doanh nghiệp
Nếu bạn có một địa chỉ giao dịch gần và trực tiếp trong các quận trung tâm của thành phố thì khi các khách hàng tìm đến, họ sẽ hài lòng hơn với công ty của bạn. Bên cạnh đó, nói đến các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng chi nhánh tại các thành phố lớn (Hà Nội, Hồ Chí Minh), việc thuê văn phòng ảo mà không cần làm việc tại thành phố, cũng giúp tăng uy tín của một doanh nghiệp.
Nhân viên lễ tân văn chuyên nghiệp
Một trong những tiện ích của văn phòng ảo đó là luôn có sẵn một đội ngũ lễ tân cũng như nhân viên sẵn sàng đón khách, tiếp nhận cuộc gọi, thư từ của khách hàng giúp bạn. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều hơn nguồn lực cũng như có cảm giác an tâm, tin tưởng hơn với dịch vụ của chính mình.
Qua bài viết này, chúng ta có thể thấy rằng việc thuê văn phòng ảo để kinh doanh mang đến rất nhiều tiện ích thiết thực về kinh tế. Để doanh nghiệp đó tập trung đầy đủ nội lực cho các hoạt động phát triển doanh nghiệp khác mà không phải quá lo lắng thời gian và công sức vào xây dựng đội ngũ tiếp tân cũng như văn phòng truyền thống.