Tác phong làm việc tại văn phòng của người Nhật

Văn hóa doanh nghiệp là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp và mang tính quyết định cho sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp đó. Các doanh nghiệp tại Nhật Bản cũng vậy, họ đưa ra rất nhiều quy tắc đặc biệt đòi hỏi tác phong làm việc của nhân viên phải thật chuyên nghiệp. Dưới đây Office168 xin chia sẻ một số phép ứng xử cơ bản mà một ứng viên cần biết trước khi tham gia vào môi trường công ty ở Nhật Bản.

Đầu tiên là các kiểu cúi người khi chào

Cúi người khi chào là tập quán đặc biệt của người Nhật, dựa vào mức độ quan hệ giữa người chào và người đối diện mà họ có kiểu cúi chào khác nhau. Cụ thể:

• Kiểu “chào nhẹ” là khi gặp khách, cấp trên ở hành lang, đầu chỉ hơi cúi chào.

• Kiểu “chào bình thường” là cúi người thấp hơn một chút khi chào tương đối trịnh trọng.

• Kiểu “chào lễ phép” là cúi người thấp hẳn xuống, dùng khi chào một khách trịnh trọng. 

Tuy nhiên, cách chào không cúi đầu mà phải để thẳng lưng và hơi gập người ở chỗ thắt lưng mới đúng phong cách người Nhật. Lưu ý cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, nam giới để tay ở hai bên hông còn nữ giới để tay phía trước người trông sẽ trang trọng và đẹp hơn. 

Thứ hai là cách ứng xử qua điện thoại

Công ty ở Nhật Bản cho rằng nhân viên chính là bộ mặt của doanh nghiệp và cách cư xử qua điện thoại của nhân viên cũng sẽ là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá về công ty đó. Thậm chí nếu bạn không có cách ứng xử khéo léo qua điện thoại, có khi nó còn gây ảnh hưởng lớn đến sự thành bại trong công việc nữa.

Khi có tiếng chuông điện thoại, bạn chỉ được phép bắt máy trong vòng 1 hoặc 2 tiếng chuông đầu tiên và xưng tên công ty, tránh để khách phải chờ đợi. Trường hợp nếu bạn bận công việc và để cuộc gọi kéo dài đến tiếng chuông thứ ba thì bắt buộc phải nói câu xin lỗi đầu tiên khi nhấc máy lên. Trong suốt quá trình nói chuyện với khách hàng qua điện thoại, bạn cần trình bày ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe và giải quyết vấn đề thật sự hiệu quả.

Thứ ba là thái độ làm việc 

Đại văn hào người Pháp Voltaire đã nhận định rằng: “Lao động làm ta khuây khỏa được nỗi buồn, tiết kiệm được thời gian, chữa khỏi được bệnh lười biếng” chính vì thế ở Nhật người ta rất coi trọng thái độ làm việc của nhân viên. Đúng giờ, đúng hẹn là điều mà nhân viên ở Nhật phải thực hiện tốt khi làm việc tại các doanh nghiệp. Một số công ty Nhật Bản thuê chỗ ngồi làm việc tại Office168 cho biết: trong khi làm việc, nhân viên trong công ty Nhật hay dùng chữ “chúng tôi” hơn là “tôi”, người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Trong cách ứng xử với sếp, sự phân cấp giữa nhân viên và sếp là sự điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản. Vì vậy nhân viên phải chú ý từ cách thức nói chuyện, cúi chào, đến ăn uống….với cấp trên và đồng nghiệp xung quanh.

Thứ tư là danh thiếp

Chúng tôi được biết danh thiếp rất được coi trọng khi chào hỏi làm quen lần đầu. Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Các bạn không được phép nhét chúng vào túi, mà phải cẩn thận cho vào sổ danh thiếp, trong lúc đang nói chuyện phải tạm đặt nó lên bàn. Trong lúc trao danh thiếp nên cầm hai góc của danh thiếp và hướng chữ về chính diện người được trao. Những hành động tuy nhỏ nhưng nó thể hiện tác phong làm việc, thái độ chuyên nghiệp của bạn với khách hàng. Đây cũng là điều mà các bạn startup nên chú ý, nhất là ở giai đoạn bắt đầu khởi sự doanh nghiệp.

>>Xem thêm: Các nhà khởi nghiệp đã thành công như nào trong kinh doanh

Thứ năm là coi trọng hình thức

Hình thức là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật Bản, ngoài ra việc bạn chú ý đến hình thức bên ngoài của mình cũng là phép lịch sự đối với người đối diện. Trang phục phù hợp với hoàn cảnh cũng ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân và công ty. Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, có công ty Nhật Bản còn chú ý đến việc hướng dẫn chi tiết từ trang phục đến cách để đầu tóc, móng tay cho nhân viên sao cho gọn gàng, sạch sẽ nhất.

Nhiều bài học kinh doanh chỉ ra rằng cách ứng xử khôn khéo, mềm mỏng, lịch sự trong công việc phối hợp với tập quán tốt đã giúp người Nhật có những thành công tuyệt vời trên thương trường. Hãy học hỏi tác phong làm việc của người Nhật và luôn có trách nhiệm trong công việc của mình. Thái độ đối với công việc của bạn như thế nào nó sẽ phản ánh trực tiếp con đường thăng tiến của bạn.

Trên đây là một số chia sẻ của Office168, hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích với bạn trong việc xây dựng văn hóa cho doanh nghiệp hoặc định hình chính văn hóa của bạn, team của bạn tại văn phòng làm việc của mình các bạn nhé.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang cần tìm một văn phòng chuyên nghiệp để tập trung làm việc tốt nhất, bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc hoặc văn phòng ảo tại Office168 nhé.   

>>Xem thêm: 5 điểm khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống