Văn phòng ảo, còn được gọi là văn phòng 0m2, nghĩa là mô hình chỉ kinh doanh mà không cần đến diện tích thực tế. Văn phòng ảo cung cấp các dịch vụ tiện ích bao gồm: Địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán, báo cáo thuế như một doanh nghiệp bình thường.
Vậy đối tượng doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ văn phòng ảo cho thuê?
Những doanh nghiệp SME, Startup là những đối tượng rất phổ biến trong việc sử dụng văn phòng
- Giám đốc các doanh nghiệp muốn mở rộng chi nhánh hoặc có một cao ốc văn phòng cho thuê ngay tại trung tâm thành phố với chi phí thấp.
- Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
- Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án
- Các công ty nước ngoài
- Các công ty cần đăng ký địa chỉ kinh doanh cố định, khi thường xuyên thay đổi địa điểm làm việc.
Các tiện ích của dịch vụ văn phòng ảo - Virtual Office
Bạn không phải đầu tư một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng theo kiểu truyền thống, không phải đầu tư tài sản cố định, công cụ dụng cụ, không phải trả lương cho nhân viên lễ tân, không trả tiền cho máy móc thiết bị văn phòng nhưng bạn vẫn có một văn phòng hoàn hảo và chuyên nghiệp. Điều đó giúp bạn giảm bớt thời gian và công sức trong rất nhiều trong việc điều hành doanh nghiệp và tập trung toàn bộ năng lực và thời gian vào hoạt động kinh doanh của mình.
Với văn phòng ảo, bạn có một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời tại các vị trí trung tâm kinh tế lớn của thành phố. Bạn sử dụng địa chỉ này làm địa chỉ giao dịch chính thức của công ty phục vụ cho công việc ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác, giao dịch thư tín,…Điều đó giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác khách hàng
Khi mới thành lập doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp sẽ gặp bỡ ngỡ, không rành các vấn đề về thủ tục giấy tờ pháp lí. Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn sẽ được công ty tư vấn, hỗ trợ đăng kí giấy phép kinh doanh, báo cáo thuế,.... Bạn có thể hoàn toàn yên tâm và bắt tay vào hoạt động ngay.
Với các hình thức doanh nghiệp khởi nghiệp tự do hay ít nhân viên, doanh nhân thường tự mình kinh doanh, một mình quản lý công ty, một mình tiếp đón gặp gỡ khách hàng và một mình chờ đợi nhận thư tín. Các nhân viên khác cũng thường xuyên ra ngoài, gặp gỡ đối tác bên ngoài nên ít khi phải dùng tới văn phòng. Họ không có thời gian để nghỉ ngơi, du lịch. Họ cũng không thể bỏ cơ sở của mình mà đi đâu vì sợ khách đến bất ngờ. Ngay lúc này, bạn cần một cộng sự hay một giải pháp hỗ trợ thông minh, bạn có thể nhờ tới dịch vụ cho thuê văn phòng ảo để giải quyết các rắc rối trên. Bạn có thể thoải mái đi bất cứ đâu vì ở trụ sở đã có nhân viên tiếp tân túc trực nhận điện thoại, thư tín dùm bạn, báo tin cho bạn khi có khách hàng đến. Khi đó, bạn có thể chạy về trụ sở gặp khách mà không nhất thiết phải có mặt suốt ở công ty.