Khi thuê một văn phòng ảo để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch, công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp (thật) cho bạn đầy đủ các tiện nghi cần thiết như bảng hiệu công ty, phòng họp, máy chiếu, điện thoại, fax, e-mail, trang web, địa chỉ để liên hệ với khách hàng, nhân viên tiếp tân và giao dịch thư từ...
Khi đã sở hữu một văn phòng ảo cho thuê, bạn có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Nhân viên của đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho doanh nghiệp thuê. Riêng các buổi họp, hội nghị thì doanh nghiệp thuê hoàn toàn có thể sử dụng các dịch vụ, phòng họp chung.
Thành công nhờ suy thoái
Nhiều doanh nghiệp đã gặp nhiều khó khăn khi kinh tế rơi vào suy thoái đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh cho thuê văn phòng ảo lên ngôi do do chủ trương cắt giảm ngân sách.
Giá thuê trong các cao ốc văn phòng tăng lên đều đặn, giá khoảng vài chục triệu đồng/tháng cho các khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ tân, tiền điện, nước… nhưng cả tháng mới tiếp một vài đối tác, khách hàng. Chưa kể phải tốn thêm những khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… nhưng vì một lý do nào đó phải chuyển đi hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất trắng nên văn phòng ảo là một giải pháp tối ưu.
Tiềm năng ngành này vẫn còn phát triển lâu dài
Hình thức kinh doanh này chưa gặp sự cạnh tranh nhiều vì có quá ít công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo. Tiềm năng của thị trường này ở Việt Nam còn khá hấp dẫn. Hiện nay, loại hình này phát triển chủ yếu ở các thành phố lớn. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại tphcm và Hà Nội là phát triển nhiều nhất.
Nhu cầu đăng ký doanh nghiệp ngày căng tăng, dịch vụ văn phòng ảo đã chứng minh được sự hữu dụng của minh trong thời kì kinh tế suy thoái. Trong khi đó, các doanh nghiệp hiện nay hầu như chưa biết đến dịch vụ này do còn quá mới tại Việt Nam. Mặt khác, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này chưa có các chiến dịch quảng bá rộng rãi, chủ yếu là do khách hàng nghe từ người khác, tự tìm hiểu về dịch vụ và đến đăng ký là chính.