Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật không?

Văn phòng ảo là một thuật ngữ không có quy định ở trong văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Được gọi là văn phòng ảo bởi vì chủ doanh nghiệp không phải là chủ sỡ hữu của văn phòng, và chủ dịch vụ cho rất nhiều doanh nghiệp thuê 1 văn phòng để làm trụ sở  doanh nghiệp ( chỉ yêu cầu là tránh sự trùng lặp giờ của các chủ doanh nghiệp đến thuê). Hiện nay, để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn tồn tại một không gian văn phòng phục vụ cho việc đàm phán, kí kết, gặp gỡ khách hàng trong kinh doanh khi cần thiết. Các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp thuê văn phòng ảo để đăng ký làm trụ sở chính thay vì thuê một văn phòng cố định; trong khi đó, công việc văn phòng lại diễn ra ở một nơi khác. Vậy giải pháp này có trái với quy định của pháp luật doanh nghiệp hay không? 

Luật Doanh nghiệp 2014 đã đưa ra định nghĩa về “doanh nghiệp” theo quy định tại Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014, theo đó doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh. Bên cạnh đó Luật Doanh nghiệp 2014 cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: Điều 43. Trụ sở chính của doanh nghiệp:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Ngoài ra Luật Doanh nghiệp cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở mà mình đã đăng ký hay không.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. 

Như vậy, có thể thấy pháp luật hiện hành không quy định cho phép thành lập văn phòng ảo khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và pháp luật cũng không cấm trường hợp này. Hiện nay thì bên OFFICE168 có hỗ trợ dịch vụ văn phòng ảo,  đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân,... cũng như đưa ra tư vấn định hướng cụ thể đối với vấn đề sử dụng văn phòng ảo khi thành lập doanh nghiệp.