Trước khi sử dụng thì phải hiểu được mô hình này, văn phòng ảo là dịch vụ cho phép doanh nghiệp thuê một địa chỉ kinh doanh, địa chỉ này hoàn toàn hợp pháp và được dùng trong giao dịch của doanh nghiệp. Những địa chỉ thường nằm tại các quận trung tâm, thuận tiện cho giao thông đi lại và phát triển kinh doanh. Văn phòng ảo là một văn phòng tương tự như mọi văn phòng truyền thống khác, có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc. Các công ty hoàn toàn yên tâm với hình ảnh của công ty mình, thật sự chuyên nghiệp và đẳng cấp.
Tiện ích cơ bản của các dịch vụ văn phòng ảo
Các tiện ích cơ bản của một đơn vị cung cấp văn phòng ảo:
- Chi phí chỉ 13.000 VNĐ/NGÀY
- Hỗ trợ thủ tục Đăng ký kinh doanh với CHI PHÍ 0 ĐỒNG
- ĐỊA CHỈ ĐẮC ĐỊA để đăng ký giấy phép kinh doanh
- MIỄN PHÍ: internet, wifi, điện, nước uống, cà phê, trà
- Bảng tên và logo của công ty sẽ được đặt tại vị trí trung tâm tòa nhà.
- Lễ tân đón tiếp khách và nhận thư tín, bưu phẩm
- Sử dụng thoải mái phòng tiếp khách chung
- Sử dụng miễn phí phòng hợp 2 người
- Sử dụng miễn phí phòng hợp 8 người
- In, scan, photocopy miễn phí
- Hỗ trợ thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn VAT, xác minh thuế
- Giảm giá 5% tên miền, hosting mail, mail clound
- Sử dụng miễn phí phòng họp chi nhánh ở các quận
Cách chọn lựa văn phòng ảo
Giai đoạn bắt đầu tìm thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp cần xác định vị trí mà mình muốn mở văn phòng. Sau đó tìm hiểu các công ty dịch vụ cho thuê văn phòng ảo trọn gói có địa chỉ tại các quận mong muốn. Sau đó là tham khảo qua giá cả, thông thường văn phòng ảo được thuê theo tháng hoặc năm. Nếu thuê dài hạn có thể được hưởng ưu đãi và khuyến mãi hấp dẫn, được lợi nhiều hơn.
Bước tiếp theo là phải đến tham quan trực tiếp văn phòng ảo, để xem điều kiện cơ sở vật chất thế nào, trang thiết bị có đầy đủ không, địa điểm có đắc địa hay không, toàn thể văn phòng có đủ chuẩn hiện đại và chuyên nghiệp không. Bộ phận tiếp tân như thế nào? Tham quan môi trường làm việc chính là yếu tố quan trọng để đi đến kí kết hợp đồng thuê.
Hãy tìm hiểu kĩ những tiện ích có tại văn phòng, xem có thể đáp ứng tốt nhu cầu làm việc của doanh nghiệp không? Và chất lượng còn sử dụng được như thế nào, có hỏng hóc gì không? Có cần yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ trang bị thêm hay không?