Dịch vụ văn phòng ảo có mức chi phí tiết kiệm, các dịch vụ trọn gói sẽ hỗ trợ bạn khởi nghiệp dễ dàng hơn. Bạn đã từng nghe về dịch vụ này nhưng bạn đã thật sự hiểu rõ về những lợi ích cũng như hạn chế chưa? Hãy cùng Office168 tìm hiểu rõ hơn về văn phòng ảo trong bài viết dưới đây nhé.
Văn phòng ảo là gì
Văn phòng ảo là một khái niệm dùng để chỉ hình thức thuê văn phòng đại diện cho doanh nghiệp tại địa chỉ mà bên đơn vị cung cấp dịch vụ cho phép. Thông qua văn phòng ảo mà mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở công ty chính. Ngoài ra văn phòng ảo cho phép đơn vị thuê sử dụng các tiện ích bổ sung như: các bộ phận hỗ trợ: lễ tân, IT,... địa chỉ đăng ký, fax, số điện thoại,...
Văn phòng ảo TPHCM
Bạn đang tìm các đơn vị văn phỏng ảo uy tín tại Sài Gòn - TPHCM và có đầy đủ các tiện ích trang bị. Đúng vậy khi sử dụng dịch vụ này, mức chi phí bạn bỏ ra rất nhỏ, việc này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều số vốn bỏ ra. Thay vì đổ hàng đống tiền vào việc thuê mặt bằng, tiền chi trả thuê văn phòng hàng tháng đắt đỏ thì văn phòng ảo giúp bạn tối ưu chi phí rất nhiều.
Sử dụng Văn phòng ảo TPHCM tại các đơn vị uy tín như Office168 chỉ khoảng 1 ly cà phê mỗi ngày, nhưng sẽ mang đến bạn những tiện ích như:
- Bảng tên, Logo đặt ở toà nhà trung tâm quận 1 và quận 5
- Lễ tân đón khách, nhận thư từ.
- Sử dụng miễn phí phòng họp.
Mô hình văn phòng ảo và yếu tố pháp luật
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: ”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Dựa vào điều khoản trên thì việc doanh nghiệp thuê văn phòng ảo là hoàn toàn không vi phạm pháp luật. Và đến thời điểm hiện tại thì pháp luật Việt Nam cũng chưa có quy định cụ thể nào về việc hoạt động của mô hình dịch vụ này. Điều này cũng đủ để nhận định được nhà nước cũng đang tạo điều kiện cho loại hình này nhân rộng và phát triển để hỗ trợ thêm cho các doanh nghiệp.
Ưu nhược điểm khi thuê văn phòng ảo
Văn phòng ảo được xem là một giải pháp tiện ích, tiết kiệm chi phí về phương diện văn phòng cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Song, khi đi thuê văn phòng người thuê cần phải lưu ý đến những nhược điểm của chúng.
Ưu điểm của văn phòng ảo
Là một loại hình dịch vụ mới phát triển trong những năm gần đây, văn phòng ảo có rất nhiều ưu điểm phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp như:
- Tiết kiệm chi phí: So với một văn trong truyền thống thì mức phí để văn phòng ảo có giá thấp hơn rất nhiều.
Dịch vụ tiện ích đi kèm: Khi sử dụng loại hình dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp hoàn toàn không cần phải băn khoăn lo lắng về các trang thiết bị văn phòng, bởi tất cả đã có trong gói cho thuê văn phòng ảo của các đơn vị cho thuê.
Đội ngũ nhân viên của dịch vụ văn phòng ảo luôn sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi, hỗ trợ khách hàng liên hệ với doanh nghiệp 24/24.
Không những vậy, loại hình văn phòng ảo còn có sự thích hợp với nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau. Đặc biệt, loại hình này rất thích hợp cho những doanh nghiệp SME, startup chưa có nhiều kinh phí trong hoạt động.
Nhược điểm của văn phòng ảo
Mặc dù văn phòng ảo đem đến cho người dùng rất nhiều tiện ích những bên cạnh đó nó cũng có rất nhiều nhược điểm:
Doanh nghiệp khi muốn gặp đối tác khách hàng cần phải lên lịch hẹn và báo trước. Điều này ít nhiều cũng sẽ ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận khách hàng của doanh nghiệp.
Việc đón nhận các cuộc điện thoại giữa đối tác và khách hàng phải trải qua sự chuyển tiếp đến điện thoại doanh nghiệp hoặc email, nên rất dễ gây sự chờ đợi, làm cho khách hàng khó chịu.
Vấn đề pháp lý của văn phòng ảo bị hạn chế hơn so với các văn phòng truyền thống. Bởi đây là mô hình mới bắt đầu phát triển ở nước ta, nên việc đăng ký kinh doanh ở mô hình này vẫn gây ra nhiều thắc mắc cho doanh nghiệp, người sử dụng.
Dễ gặp phải những rủi ro không đáng có khi thuê phải văn phòng ảo không chuyển nghiệp, kém chất lượng.
Cách xác định giá khi thuê văn phòng ảo
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đang phát triển mạnh dựa vào các ưu điểm vượt trội so với văn phòng truyền thống. Tuy nhiên giữa một rừng các đơn vị cung cấp dịch vụ này mọi người cần xác định rõ các tiêu chí mà doanh nghiệp mình đang cần để lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp với mức giá vừa phải. Vậy những yếu tố nào ảnh hưởng đến giá cả khi thuê văn phòng ảo:
Doanh nghiệp của bạn có sử dụng địa chỉ giao dịch tại tòa nhà, tầng, vị trí cho thuê. Yếu tố này được xem như là một trong những ưu điểm lớn nhất khi thuê văn phòng ảo và cũng là điều mà doanh nghiệp nào chắc chắn cũng cần và tận dụng. Trong combo này thường sẽ có thêm các dịch vụ đi kèm như: tiếp nhận thư từ, bưu phẩm, đặt bảng tên công ty, sử dụng các khu vực như lễ tân, khu vực chờ và khu vực tiếp khách chung.
Gói của bạn có thể tăng thêm giá với các dịch vụ khác tạo tính chuyên nghiệp và ấn tượng mạnh hơn với khách hàng: sử dụng lễ tân của cả tòa nhà, đặt bảng tên- thương hiệu doanh nghiệp bạn tại khu vực đại sảnh,...
Ngoài ra để tăng tính cạnh tranh, một số đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo hỗ trợ các dịch vụ gia tăng khác:
Viễn thông- công nghệ: Hosting, domain, tổng đài, fax, telesale,...
Các khu vực đặc biệt, đặc thù: Phòng tiếp khách vip, phòng họp chuyên nghiệp, chỗ ngồi làm việc,...
In ấn văn phòng, quảng bá, trưng bày
Đặc biệt nhất là ủy quyền pháp lý cho đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo
Kinh nghiệm khi lựa chọn văn phòng ảo
Dịch vụ văn phòng ảo hiện nay đang dần trở thành một trong những loại hình được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất khi mới bắt đầu mở công ty. Không chỉ nhờ vào tính hợp pháp, văn phòng ảo còn được xem là loại hình dịch vụ có nhiều tiện ích, dịch vụ hơn hẳn so với văn phòng truyền thống. Tuy nhiên, để lựa chọn được một đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín, chất lượng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Đặc biệt trong đó, bạn cần phải có kinh nghiệm lựa chọn 3 tiêu chí sau đây.
Vị trí văn phòng ảo
Những vị trí mà bạn nên lựa chọn thuê văn phòng ảo là tại các khu vực trung tâm của đô thị, thành phố, nơi có những doanh nghiệp cùng lĩnh hoạt động. Một yếu tố khác trong tiêu chí vị trí văn phòng bạn cần phải chú ý đến là yếu tố cơ sở vật chất tại vị trí đó và không gian làm việc phải tạo ra được hiệu quả cao cho công việc.
Chi phí thuê văn phòng ảo
Chi phí thuê văn phòng ảo sẽ phụ thuộc vào vị trí và các tiện ích dịch vụ đi kèm của chúng. Tuy nhiên mỗi một đơn vị dịch vụ sẽ cho chất lượng và giá cả đi kèm khác nhau. Không phải là cứ lựa chọn đơn vị có giá thuê cao thì tiện nghi dịch vụ sẽ tốt. Kinh nghiệm khi lựa chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo là hãy tham khảo chất lượng, các tiện ích được sử dụng, các vấn đề được đơn vị cho thuê hỗ trợ, đừng chỉ tham khảo mỗi giá cho thuê.
Dịch vụ tiện ích của văn phòng ảo
Trong những năm gần đây, các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo không ngừng cải tiến, cập nhật thêm nhiều tiện ích đi kèm để thu hút các doanh nghiệp. Trong đó, kinh nghiệm khi thuê loại hình này để sử dụng là các doanh nghiệp nên quan tâm đến vấn đề như
Dịch vụ thành lập doanh nghiệp.
Dịch vụ báo cáo thuế.
Dịch vụ nhân điện thoại, bưu phẩm.
Đội ngũ cho thuê phòng họp, chăm sóc khách hàng.
15 lý do khiến bạn lựa chọn thuê văn phòng ảo giá rẻ
Không những vậy, loại hình dịch vụ văn phòng còn đem đến cho người sử dụng, doanh nghiệp rất nhiều lý do không thể chối từ như:
Chi phí thấp hơn so với văn phòng truyền thống đến 90%
Không còn tình trạng lãng phí sử dụng văn phòng
Địa chỉ đăng ký kinh doanh trung tâm, sang trọng
Tiện ích điện, nước, internet sử dụng thoải mái
Vị trí nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp
Có đội ngũ nhân viên hỗ trợ nghe điện thoại, đón tiếp khách hàng, đối tác
Được sự hỗ trợ quản lý văn phòng từ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Không còn phải lo về vấn đề nhận thư tín, chuyển thư tín
Được sử dụng không gian các phòng hợp, phòng khách
Có đội ngũ hỗ trợ IT khi cần
Có thể sử dụng dịch vụ chỗ ngồi làm việc khi cần
Được hỗ trợ về các vấn đề pháp lý, thủ tục khi muốn đăng ký thành lập công ty
Được hỗ trợ, tư vấn đào tạo nhân viên
Các thủ tục đăng ký được tiến hành nhanh chóng, tiện lợi không làm mất nhiều thời gian của quý khách hàng
Luôn có những ưu đãi, chương trình khuyến mãi cho khách hàng sử dụng dịch vụ lâu dài.
Những đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín
Với nhu cầu sử dụng văn phòng tích hợp không ngừng tăng cao của nhiều doanh nghiệp Việt như hiện nay. Ngày càng có rất nhiều người đầu tư vào loại hình dịch vụ văn phòng ảo, bởi vậy để có thể lựa chọn cho doanh nghiệp mình một đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín và chất lượng là điều không phải dễ dàng đối với nhiều người. Hãy cùng điểm danh những công ty dịch vụ văn phòng ảo uy tín nhất tại TP.HCM hiện nay qua list danh sách dưới đây nhé.
Office168
Office168 được biết đến là một đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ như: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, cho thuê văn phòng… đáp ứng được những nhu cầu sở hữu địa điểm kinh doanh ở vị trí trùng tâm, không gian làm việc chuyên nghiệp, sang trọng phù hợp theo từng phong cách của doanh nghiệp. Đến với Office168, khách hàng sẽ được sử dụng những dịch vụ tối ưu nhất, cùng những trải nghiệm hàng đầu trong lĩnh vực văn phòng ảo. Không những vậy, công ty Office168 còn hướng đến việc tạo nên giá trị con người, giá trị doanh nghiệp và giá trị xã hội trong môi trường làm việc.
Replus
Là một trong những thương hiệu hàng đầu về lĩnh vực dịch vụ văn phòng ảo và các dịch vụ hỗ trợ công tác kinh doanh cho người doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong đó là các doanh nghiệp ở TP.HCM. Replus đã không ngừng nỗ lực sáng tạo, cải tiến ra những sản phẩm dịch vụ chất lượng và chuyên nghiệp hàng đầu cho người sử dụng.
Với những tiện ích dịch vụ văn phòng thông minh, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, Replus luôn đem đến cho người sử dụng những tiện ích đẳng cấp nhất. Cùng với đó, Replus được nhiều khách hàng đánh giá là nơi xứng đáng để gửi gắm và sẻ chia lợi ích công đồng nhân viên, khách hàng, đối tác.
Regus
Regus được nhiều chuyên gia đánh giá là nhà cung cấp các giải pháp không gian làm việc chuyên nghiệp, uy tín tại khu vực phía Nam. Với khối lượng khách hàng đa số là những nhà đầu tư lớn, có giá trị doanh nghiệp hàng ngàn tỷ đô.
Mạng lưới công ty Regus được trải rộng khắp 120 quốc gia và bao gồm hầu hết 3000 trung tâm kinh doanh. Regus luôn hỗ trợ các doanh nghiệp và cá nhân có thể làm việc ở bất kỳ thời điểm, không gian nào mà khách hàng mong muốn, với các mức chi phí khác nhau.
I-Office
Được biết đến là đơn vị duy nhất sở hữu tòa nhà INDOCHINA PARK TOWER, một điểm văn phòng lý tưởng dành cho nhiều doanh nghiệp. Cùng với đó là lợi thế về quy mô kinh tế, I-Office xứng đáng là một đơn vị hàng đầu về lĩnh vực văn phòng ảo tại khu vực phía Nam hiện nay.
Với quy mô diện tích rộng lớn, phân chia thành 3 tầng riêng biệt rất thuận tiện cho nhiều doanh nghiệp đi theo hướng đẳng cấp và sang trọng, bởi mỗi tầng I-Office sẽ được thiết kế theo một phong cách riêng. Không những vậy, I- Office luôn tự hào là đơn vị đi đầu trong việc cung cấp không gian làm việc sáng tạo, linh hoạt nhất hiện nay.
Saigon Office
Là một công thông tin giúp người dùng tìm kiếm địa chỉ văn phòng online, được nhiều khách hàng đánh giá có tầm ảnh hưởng nhất hiện nay tại TP.HCM. Saigon Office luôn cung cấp đến người dùng những thông tin chi tiết, chính xác, chi phí thuê của chủ đầu tư đề xuất. Hỗ trợ khách hàng tiết kiệm được thời gian trong, công sức khi tìm thuê dịch vụ văn phòng ảo. Cùng với phương châm hoạt động: “Sự hài lòng của khách hàng là trách nhiệm của Saigon Office - Lợi ích khách hàng là lợi ích của Saigon Office”, Saigon Office đã trở thành là một trong những đơn vị hỗ trợ tốt nhất hiện nay cho nhiều người.
Trên đây là những thông tin chi tiết về loại hình dịch vụ văn phòng ảo được Office168 tổng hợp, hy vọng rằng chúng sẽ là những kiến thức hữu ích giúp mọi người có thể hiểu thêm về loại hình này, cũng như có thêm những kinh nghiệm khi lựa chọn và sử dụng dịch vụ văn phòng ảo trong quá trình làm việc. Trong trường hợp bạn đang còn băn khoăn chưa biết nên lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp dịch nào cho phù hợp với hoạt động kinh doanh thì hãy liên hệ ngay với Office168, để nhận được sự hỗ trợ đến từ đội ngũ nhân viên tư vấn của chúng tôi nhé.