Ralph Gregory được xem là nhân vật đưa ra sáng kiến sử dụng văn phòng ảo thay cho văn phòng truyền thống và được nhiều doanh nghiệp trên thế giới ủng hộ. Không những vậy, đây là mô hình đang được rất nhiều startup trẻ, doanh nghiệp SME Việt ưa chuộng và ưu tiên lựa chọn sử dụng. Vậy Ralph Gregory là ai? Xu hướng văn phòng ảo có những ưu điểm gì khiến cho nhiều người yêu thích đến vậy, hãy cùng đơn vị văn phòng ảo Office168 tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.
Ở những quốc gia rộng lớn như Châu Âu, Bắc Mỹ việc di chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác thực sự là một vấn đề lớn. Vì thế việc rộng chi nhánh văn phòng là một điều thực sự khó khăn. Vào năm 1994, doanh nhân Ralph Gregory đã có sáng kiến để giải quyết vấn đề này bằng cách thành lập công ty Virtual Office Inc.
Với ý tưởng này, doanh nhân Ralph Gregory cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Và giải pháp này được đặt tên là Virtual Office vì từ VIRTUAL có nghĩa là THỰC, THỰC SỰ, nhưng trong vật lý nó có nghĩa là ‘hình/ vật phản chiếu’ dịch nghĩa đen là ảo).
Từ đây, ta có thể nhận ra: văn phòng giao dịch tiếng anh là VIRTUAL OFFICE – có nghĩa là một văn phòng mở rộng, một văn phòng đại diện giao dịch, cách chuyển ngữ hiện nay như một số người dùng: Virtual Office = Văn phòng ảo là quá bám sát nghĩa đen nên mô tả chưa rõ vấn đề.
Vì vậy, ngay từ lúc du nhập vào Việt Nam năm 2006 (theo vneconomy.vn, 2011) dịch vụ này đã nhanh chóng đem lại một làn sóng kinh doanh mới trên thị trường. Nhiều chủ công ty, đặc biệt các công ty khởi nghiệp đã đón nhận để tận dụng tiết kiệm chi phí và sử dụng hình ảnh chuyển nghiệp để giao dịch với khách hàng.Một trong những đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp tại Khu vực phía nam thì dịch vụ văn phòng ảo của Office168 là một trong những đơn vị tạo nên dấu ấn đáng kể trong thời gian vừa qua.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ngày càng phát triển mạnh mẽ. Nguyên do chính là văn phòng cho thuê thực sự là phương án tiện lợi đối với nhiều loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp không có sẵn nguồn tài chính bởi: giá thuê đất cao, mất nhiều thời gian và nhân lực để xây dựng, khó tìm được một địa chỉ đẹp.
Là một loại hình dịch vụ hiện đại, nên văn phòng ảo đem lại cho người sử dụng rất nhiều ưu điểm cũng như tính năng tiện ích mà loại hình văn phòng truyền thống không có được như:
Chúng ta hãy giả sử rằng khi thuê một văn phòng thì công ty của chúng ta sẽ phải đầu tư ban đầu, tốn rất nhiều các chi phí như chi phí cho dịch vụ bảo vệ, chi phí cho cơ sở vật chất, máy móc như thang máy, máy lạnh, điện thoại, wifi….. Tuy nhiên, nếu chúng ta sử dụng dịch vụ Văn phòng ảo thì chúng ta có thể tiết kiệm khoản đầu tư này. Đồng thời, Công ty chúng ta được sử dụng các trang thiết bị, vật chất tại các văn phòng ảo này mà không cần chuẩn bị. Do đó, những tiện ích này giúp cho công ty chúng ta tiết kiệm các loại chi phí nêu trên mà vẫn có được một văn phòng như mong muốn để đảm bảo các hoạt động của công ty.
Hiện nay, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hầu hết đều sở hữu văn phòng nằm ở trung tâm thành phố với mục đích thuận tiện cho kinh doanh, giao dịch đối tác. Do đó, khách hàng muốn hợp tác cũng thuận tiện và dễ dàng tìm kiếm, đồng thời với một văn phòng hiện đại, khách hàng có thể tin cậy ở công ty hơn, từ đó từng bước xây dựng hình ảnh công ty, xúc tiến hoạt động thương mại của chúng ta ngày càng phát triển hơn.
Dịch vụ Văn phòng ảo hỗ trợ những dịch vụ tiện ích như phòng họp, nhân viên lễ tân, …. Đồng thời, tất cả những thông tin, thư tín và bưu phẩm sẽ được tiếp nhận và chuyển đến văn phòng chính trong thời gian sớm nhất. Chẳng hạn khi khách hàng gọi vào số điện thoại của công ty chúng ta, thì dịch vụ Văn phòng ảo vẫn tiếp nhận và chuyển tới cho bạn mọi lúc, mọi nơi qua công cụ tổng đài hiện đại của bộ phận quản lí văn phòng ảo.
Khác với văn phòng truyền thống, làm việc trong môi trường văn phòng truyền thống thì cơ hội mở rộng các mối quan hệ bị hạn chế. Văn phòng ảo giúp chúng ta mở rộng mối quan hệ, tiếp cận đến số lượng nhiều. Từ đó phát triển kinh doanh từng bước theo hướng mở rộng quy mô.
Với sáng kiến sáng tạo ra văn phòng ảo của mình, Ralph Gregory đã mở ra một xu hướng kinh doanh mới cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng.
Cùng với đó, loại hình dịch vụ văn phòng ảo này đang ngày càng trở nên rất đa dạng và phong phú có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu của khách hàng. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm cho mình một địa chỉ cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín và chuyên nghiệp, hãy đến với Office168. Chúng tôi luôn tự hào là đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp đem lại sự hài lòng cho mọi khách hàng.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là giải pháp ra đời nhằm giải quyết những vướng mắc trong sự thiếu hụt nguồn cung văn phòng của thị trường hiện nay. Vậy bạn hiểu như thế nào về dịch vụ văn phòng ảo và những ưu nhược điểm phía sau hình thức cho thuê văn phòng này?
