Ra đời từ khá sớm và được sử dụng rộng rãi ở nước ngoài, thế nhưng hình thức văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ chuyên nghiệp chỉ mới xuất hiện và còn khá lạ lẫm với người dân Việt Nam. Bên cạnh đó, việc tên gọi văn phòng “ảo” cũng gây nhiều hoang mang, nghi vấn về tính xác thực an toàn cho người sử dụng. Vậy nên bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chính xác và cụ thể nhất về văn phòng ảo nhằm đem đến cái nhìn rõ ràng, tích cực hơn.
Văn phòng ảo là gì?
Đây là một hình thức dịch vụ được hình thành dựa trên nhu cầu về địa điểm đặt văn phòng đại diện của các doanh nghiệp startup, công ty quy mô vừa và nhỏ.
Công ty cho thuê văn phòng ảo sẽ cho doanh nghiệp sử dụng địa chỉ của công ty (thường là những tòa nhà đẹp, có vị trí đắc địa) để đăng ký giấy phép kinh doanh. Kèm theo đó là gói dịch vụ vô cùng tiện ích với chi phí rất rẻ và phù hợp với mọi doanh nghiệp.
Lợi ích của văn phòng ảo
- Ưu điểm nổi trội của văn phòng ảo chính là mức chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra khá thấp (chỉ vài trăm nghìn đồng mỗi tháng) để có được địa chỉ đăng ký kinh doanh rõ ràng và hợp pháp cho mình tại vị trí đắc địa.
- Doanh nghiệp sẽ được phía công ty cung cấp dịch vụ hỗ trợ quá trình làm hồ sơ, thủ tục pháp lý để đăng ký kinh doanh một cách tiết kiệm tiền bạc và thời gian hiệu quả nhất.
- Trong suốt quá trình thuê văn phòng ảo, logo của doanh nghiệp sẽ được đặt tại vị trí trung tâm của tòa nhà, dễ dàng thu hút mọi ánh nhìn.
- Có sẵn đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp sẽ tiếp nhận mọi thông tin, thư tín, bưu kiện…từ khách hàng với tư cách là nhân viên của doanh nghiệp. Sau đó sẽ chuyển về cho chủ doanh nghiệp một cách an toàn và bảo mật.
- Là nơi lý tưởng để doanh nghiệp gặp gỡ khách hàng của mình. Với lối kiến trúc hiện đại, không gian hào nhoáng của văn phòng sẽ tạo được ấn tượng tốt, gia tăng niềm tin của khách hàng dành cho doanh nghiệp.
- Ngoài ra, doanh nghiệp còn được hỗ trợ in ấn, scan, fax theo gói dịch vụ giá rẻ, ưu đãi thuê phòng họp theo giờ, sử dụng wifi, nước uống miễn phí…
Thiết kế của các văn phòng ảo rất hiện đại và sang trọng, tạo sự tự tin cho chủ doanh nghiệp khi thương thảo với đối tác quan trọng
Vậy văn phòng ảo có hợp pháp và an toàn hay không?
Pháp luật Việt Nam có những quy định về việc đặt trụ sở giao dịch: trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Và Luật Doanh nghiệp cũng không có đưa ra bất kỳ quy định nào về 1 địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp.
Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng – TS Đinh Thế Hiển cho biết: “Luật DN không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Đồng thời đến thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép DN kinh doanh ở “văn phòng ảo”... Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do “luật chưa quy định” để làm khó DN nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tiễn cuộc sống.”
Mặc dù chưa được pháp luật chính thức công nhận nhưng văn phòng ảo ngày nay đang trở thành bạn đồng hành đáng tin cậy của số đông doanh nghiệp Việt Nam.
Kết
Chung quy văn phòng “ảo” hay “thật” cũng chỉ là hình thức, cái cốt lõi vẫn là việc doanh nghiệp hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề quan trọng là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.
Tuy nhiên giữa thị trường văn phòng nở rộ như hiện nay, các chủ doanh nghiệp vẫn nên tìm hiểu kỹ càng trước khi quyết định để có thể chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín đồng hành cùng sự nghiệp tương lai của mình.